¿Qué es la contabilidad digital o sistematizada?

El uso de sistemas computarizados es la norma hace aproximadamente tres décadas. Los programas permiten simplificar muchos procesos que también pueden hacerse de forma manual y tienen la ventaja del mínimo error posible. Esta definición se aplica cuando se trata de explicar qué es la contabilidad digital o sistematizada.

La contabilidad digital o sistematizada es la que se hace utilizando software específicos que van totalizando cada uno de los conceptos ingresados al sistema. La contabilidad digital o sistematizada resuelve un problema frecuente en las empresas que es tener los libros actualizados día a día.

La contabilidad digital o sistematizada, herramienta fundamental

Las herramientas de contabilidad digital o sistematizada son una herramienta crucial para el funcionamiento de las grandes compañías. Hay varias ventajas relevantes por las cuales se adquiere software que permiten aplicar la contabilidad digital o sistematizada.

- Rapidez en la generación de informes. Cuando se ingresan todos los datos en el sistema de manera diaria se pueden obtener informes del estado financiero de la empresa de manera expedita
- Generación de comprobantes electrónicos. En México es una obligación la generación de comprobantes y facturas electrónicas para la auditoría del SAT. Los sistemas de contabilidad digital o sistematizada no solo permiten emitirlos, sino que actualizan directamente los libros.
- Auditoría permanente. Resulta muy fácil auditar los resultados de la compañía, verificar las zonas críticas y aplicar los correctivos cuando se tienen programas de contabilidad digital o sistematizada.

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La contabilidad digital o sistematizada no sustituye a las personas

Esta es una creencia común de quienes adquieren sistemas de contabilidad digital o sistematizada y es errónea. El software no sustituye a las personas, los contadores son necesarios para introducir los datos en el sistema y también para hacer los análisis respectivos. Sin embargo, es una herramienta de gran ayuda para su trabajo.

Ventajas de la contabilidad digital o sistematizada

Además de la ya mencionada rapidez en la generación de informes, el uso de la contabilidad digital o sistematizada aporta otros beneficios a la empresa. Entre algunas de las ventajas del uso de estos sistemas se pueden contar las siguientes:

- Mejora los procesos de auditoría interna o externa, así como de fiscalización, porque los libros están siempre al día
- Otorga un mejor respaldo a la información contra desastres o pérdidas por su fácil almacenaje
- Ahorra el tiempo de trabajo
- Ahorro en generación de libros contables, así como también en su administración y almacenamiento.

La contabilidad perfecta genera crecimiento

Solo teniendo una contabilidad en perfecto estado, actualizada y real, permite que la empresa pueda crecer. Regularmente, muchos emprendedores consideran que esto es necesario únicamente para las grandes empresas; un error frecuente en muchos negocios pequeños, la contabilidad es necesaria para PyMES, negocios y grandes emporios.

No importa cuán pequeño sea su negocio, necesita tener su contabilidad al día. Únicamente así podrá saber cómo pagar correctamente sus impuestos, cómo reducir sus gastos y mejorar su producción, además de evitar multas por no tener los libros al día o por no pagar impuestos a tiempo.

La exactitud de los informes contables

Cuando se opta por la contabilidad digital o sistematizada se obtiene un beneficio adicional muy importante. Todos los informes que se obtienen en el programa son exactos, porque el software sumará, restará y calculará los porcentajes de acuerdo a los datos que se hayan consignado.

Un personal capacitado en el manejo del software y en contabilidad al mismo tiempo será la garantía de un manejo contable perfecto. La actualización diaria y real es una ventaja para que los libros estén siempre a punto y se puedan evitar sanciones por temas fiscales o tributarios.